Afdelingsondersteuner
Job description
Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!
De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. We zijn benieuwd naar wie jij bent. Voor jou bij het organisatieonderdeel Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) binnen het team Secretariaat. Dit team bestaat, met jou erbij, uit vijf medewerkers. Wij zijn elke dag druk bezig om verschillende teams te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden.
Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) is de afdeling die optreedt als eigenaar van het maatschappelijke vastgoed van de Gemeente Utrecht. Van schoolgebouwen tot sportaccommodaties, van monumenten als de Domtoren tot buurthuizen en van (fiets)parkeervoorzieningen tot theaters en zwembaden. Het gaat om zo’n 1000 panden en zo’n 326 hectare grond. De opdracht van de VGU is om samen met partners en bewoners voldoende, duurzame eigentijdse voorzieningen voor maatschappelijke activiteiten te bouwen, te onderhouden en te renoveren. We doen dit vanuit de kernwaarden van de VGU: Betrouwbaar, Open, Veerkrachtig, Deskundig, Toekomstgericht.
Opdrachtomschrijving
Als afdelingsondersteuner ben je verantwoordelijke voor de administratieve, organisatorische en secretariële ondersteuning van de medewerkers binnen het organisatie onderdeel VGU.
Wat ga je doen?
• Ondersteunen van de medewerkers, vanuit een proactieve houding: signaleren en bespreken van zaken die spelen, waar mogelijk worden zaken zelfstandig opgepakt.
• Zorgen voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken.
• Maken van complexe afspraken.
• Voorbereiden van de agenda van afdelingsoverleggen; je zorgt voor de verslaglegging en het uitvoeren van acties.
• Organiseren van bijeenkomsten en facilitaire ondersteuning.
• Zorgen voor een uniforme werkwijze.
• Vervangen van collega’s bij afwezigheid.
• Uitdenken en geven van verbeterpunten aan collega’s van het secretariaat; je geeft hierbij aan hoe verbeterpunten in de werkprocessen kunnen worden doorgevoerd.
• Beheren van de mailbox en hierin prioriteiten stellen, samen met collega’s.
• Coördineren van indiensttreding van nieuwe collega’s.
Jij hebt/bent:
• Een afgeronde secretariële opleiding op MBO 4-niveau.
• Minimaal 2 jaar werkervaring als ondersteuner in een dynamische werkomgeving.
• Ervaring met MS-office pakketten en in staat om systemen snel eigen te maken.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
• Goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden, zowel bestuurlijk, management en uitvoerend.
• Plannen en organiseren.
• Proactief.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Duur: 1 maart 2025 - 31 december 2025 met optie op verlenging
Standplaats: niet gespecificeerd
ZZP: onbekend
Aanbieden kan tot: 24 feb. 2025 (ma.), 9:30
Datum eerste gesprek: Gesprekken zijn gepland op donderdag 27 februari 2025. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit zal fysiek plaatsvinden.
Requirements
- De kandidaat heeft een mbo werk- en denkniveau
- De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring als ondersteuner in een dynamische werkomgeving
- De kandidaat heeft ervaring met MS-office pakketten
- De kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld
- Hoeveel jaar werkervaring heeft de kandidaat als ondersteuner in een dynamische werkomgeving
Company profile
Sharing would be appricatied! Paylaşırsanız sevinirim! Do you want to work for our client in The Netherlands? Hollandada ICT alaninda calismak?
Let’s meet! Are you the person we’re looking for?
If you are, we are happy to receive your application including your motivation.
Growing a better world together: You'll already be aware that our client is a financial services provider for 7.1 million customers in 40 countries. But did you know that we aim to contribute to real change with our 'Growing a better world together' mission? We do so in countless ways, such as:
A third of all the food we purchase is thrown away. Together with Nature & Environment, we’re working to increase awareness among consumers of how to reduce food waste. As part of a project with Humanitas, we are helping people who are experiencing financial difficulties to get their household finances in order. Together with ‘Vluchtelingenwerk Nederland’ (the Dutch Council for Refugees), we are helping 1,500 refugees find a suitable job. Interested? Do you want to become the ideal version of yourself? We would love to help you fuel and invest in your career and ambitions in an environment where you keep learning every day. We give you the space to innovate and initiate. In this way, we offer you numerous opportunities to grow and help you exceed your expectations, to do the right thing exceptionally well, and to therefore grow as a professional.
Our client is a financial service provider for 7.1 million customers in 40 countries, you know already. Our Red Team works for all the locations of our client in all these countries. Do you also know that we are working together on a better world? We do this in 101 ways like for example our knowledge and experience of Ethical Hacking and Red Teaming sharing with other organizations and "hackers". That belongs to us at ' growing a better world together '
Benefits
Working conditions: This job role offers a balanced split between operational (run) and project (build) work, with a distribution of 75% operational and 25% project-related tasks. To minimize the impact on business operations, some changes may be scheduled outside of regular business hours.
Do you want this too? Do you aspire to be the best version of yourself? We are delighted to support your development and invest in an environment where continuous learning is encouraged. We provide you with the freedom to innovate and take initiative. By offering numerous growth opportunities, we help you exceed your own expectations and excel in your work, enabling you to grow both personally and professionally.
Moreover, you can expect the following benefits based on a 36 or 40-hour working week:
- An Employee Benefit Budget equivalent to 10% of your monthly income, which you can use according to your preferences. This budget allows you to purchase additional holiday days or make additional contributions to your pension.
- Flexible working hours and the possibility of location-independent work, depending on the team's planning.
- 100% reimbursement of commuting costs if you travel using public transportation. If you commute by car or motorcycle, you can opt for a commuting allowance.
- A pension scheme with a contribution rate of only 5% from your side.
Let's get to know each other.
Are you the person we are looking for? The new colleague who wants to strengthen our client's team and make a difference for yourself, our customers, and society? We would love to receive your application for this vacancy.
Please note: Even if you don't meet all the criteria mentioned in the profile, but you believe you can fulfill the role effectively, we encourage you to apply. We invest in your growth and development.
Responses to applications are handled in accordance with our vacancy management process.
If you have any questions about the application process, ww will be happy to assist you via email (info@if-solutions.nl) office +31 10 210 87 90 or through the provided application link.
Screening is a standard part of the application process. We assess candidates based on the screening procedures followed by our client to ensure that new employees are reliable and suitable for their roles.
For this vacancy, an individual assessment and skills testing may be included as part of the application process.
We believe that everyone is unique, and it is precisely these differences that help us become an even better bank. That's why we are curious to know more about you.