31 (0)10 210 8790
Coördinator Management Ondersteuning
Nieuw
Functie omschrijving
Coördinator Management Ondersteuning
Korte beschrijving speelveld
Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland. Het organisatieonderdeel Ruimte is een bijna 1000 mens grootte ontwikkelorganisatie van het fysieke domein. Het werkveld van Ruimte is zeer divers en richt zich zowel op gebiedsontwikkeling als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema’s als duurzame energie en mobiliteit.
Ruimte is georganiseerd in verschillende afdelingen en verantwoordelijk voor gebiedsontwikkeling, beleid en bedrijfsvoering. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit zo’n 100 medewerkers die werken in één van de drie clusters binnen de afdeling: Financien en Inkoop, Informatie en Proces Management en Bedrijfsondersteuning.
Opdrachtomschrijving
Binnen het cluster Bedrijfsondersteuning is het team Management Ondersteuning gepositioneerd. De Ontwikkel organisatie Ruimte is per 1 januari jl. gaan werken volgens een nieuwe structuur; dit betekent dat er 4 directeuren, 20 afdelingshoofden en een veelvoud aan teammanagers zijn, die ondersteuning nodig hebben bij hun dagelijkse werk. Voor het team betekent dit dat zij nu ondersteuning gaan leveren aan inhoudelijk gedreven afdelingen en managers.
Voor deze managers leveren zij agendabeheer, facilitaire zaken, organiseren van vergaderingen en evenementen, aanspreekpunt voor preventieadvies, etc. We zoeken een coördinator die het team verder ontwikkelt in de huidige setting binnen de organisatie en zorg draagt voor de invulling van de dagelijkse leidinggevende taken.
Als Coördinator is het jouw belangrijkste opdracht om een stevige structuur neer te zetten waarin de ondersteuningsprocessen soepel en gestructureerd verlopen.
Hierbij zijn klanttevredenheid en het in lijn brengen van de benodigde capaciteit van groot belang. Het goed kunnen schakelen van organisatiebelang naar oog voor de medewerkers is daarbij vanzelfsprekend voor je.
Wat ga je doen?
• Functioneel leidinggeven aan een team van ruim 20 managementassistenten en daarbij zorgen voor een veilige- en prettige werkomgeving.
• Zorgen voor voldoende bezetting, matching en achtervang.
• Continu werken aan het verbeteren en stroomlijnen van interne processen om een solide ondersteuning te waarborgen.
• Zorgdragen voor een professionele ontwikkeling van de management ondersteuners in een prettige, resultaatgerichte werkomgeving.
• Zorgen dat de directie en managers altijd beschikken over de juiste informatie en adviezen, zodat zij goed voorbereidt de werkdag in kunnen gaan.
• Ook ben je een vraagbaak voor je team en stemt in grote lijnen af met de manager bedrijfsondersteuning.
Resultaat van de opdracht
• Helpen opstellen jaarplan en samen met team uitvoering geven aan het plan.
• Lean maken van de huidige werkprocessen.
• Team een bestendige positie geven in de organisatie.
• De juiste mens op de juiste plek.
• Ruimte vertegenwoordigen in concern brede ontwikkelingen.
• Onderzoek en implementatieplan meer gestandaardiseerde taken.
Jij hebt/bent:
• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Vakkennis op het gebied van management ondersteuning.
• Minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring aan grote teams.
• Ervaring met en vaardigheden op het gebied van verandermanagement.
• Bij voorkeur werkervaring bij een overheidsorganisatie.
• Bij voorkeur aantoonbare ervaring als coördinator.
Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
• Je hebt een talent om zaken snel te organiseren.
• Je hebt oog voor detail.
• Je hebt een verbindende en coachende stijl van leiderschap.
• Je zorgt voor een efficiënte inzet van het team binnen de afdelingen.
Duur: Z.s.m. - 01-09-2025 met optie op verlenging
Standplaats: niet gespecificeerd
ZZP: onbekend
Aanbieden kan tot: 26 feb. 2025 (wo.), 9:00
Datum eerste gesprek: Gesprekken zijn gepland op 27 februari 2025. Het secretariaat zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken vinden plaats in het Stadskantoor van de gemeente Utrecht.
Korte beschrijving speelveld
Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland. Het organisatieonderdeel Ruimte is een bijna 1000 mens grootte ontwikkelorganisatie van het fysieke domein. Het werkveld van Ruimte is zeer divers en richt zich zowel op gebiedsontwikkeling als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema’s als duurzame energie en mobiliteit.
Ruimte is georganiseerd in verschillende afdelingen en verantwoordelijk voor gebiedsontwikkeling, beleid en bedrijfsvoering. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit zo’n 100 medewerkers die werken in één van de drie clusters binnen de afdeling: Financien en Inkoop, Informatie en Proces Management en Bedrijfsondersteuning.
Opdrachtomschrijving
Binnen het cluster Bedrijfsondersteuning is het team Management Ondersteuning gepositioneerd. De Ontwikkel organisatie Ruimte is per 1 januari jl. gaan werken volgens een nieuwe structuur; dit betekent dat er 4 directeuren, 20 afdelingshoofden en een veelvoud aan teammanagers zijn, die ondersteuning nodig hebben bij hun dagelijkse werk. Voor het team betekent dit dat zij nu ondersteuning gaan leveren aan inhoudelijk gedreven afdelingen en managers.
Voor deze managers leveren zij agendabeheer, facilitaire zaken, organiseren van vergaderingen en evenementen, aanspreekpunt voor preventieadvies, etc. We zoeken een coördinator die het team verder ontwikkelt in de huidige setting binnen de organisatie en zorg draagt voor de invulling van de dagelijkse leidinggevende taken.
Als Coördinator is het jouw belangrijkste opdracht om een stevige structuur neer te zetten waarin de ondersteuningsprocessen soepel en gestructureerd verlopen.
Hierbij zijn klanttevredenheid en het in lijn brengen van de benodigde capaciteit van groot belang. Het goed kunnen schakelen van organisatiebelang naar oog voor de medewerkers is daarbij vanzelfsprekend voor je.
Wat ga je doen?
• Functioneel leidinggeven aan een team van ruim 20 managementassistenten en daarbij zorgen voor een veilige- en prettige werkomgeving.
• Zorgen voor voldoende bezetting, matching en achtervang.
• Continu werken aan het verbeteren en stroomlijnen van interne processen om een solide ondersteuning te waarborgen.
• Zorgdragen voor een professionele ontwikkeling van de management ondersteuners in een prettige, resultaatgerichte werkomgeving.
• Zorgen dat de directie en managers altijd beschikken over de juiste informatie en adviezen, zodat zij goed voorbereidt de werkdag in kunnen gaan.
• Ook ben je een vraagbaak voor je team en stemt in grote lijnen af met de manager bedrijfsondersteuning.
Resultaat van de opdracht
• Helpen opstellen jaarplan en samen met team uitvoering geven aan het plan.
• Lean maken van de huidige werkprocessen.
• Team een bestendige positie geven in de organisatie.
• De juiste mens op de juiste plek.
• Ruimte vertegenwoordigen in concern brede ontwikkelingen.
• Onderzoek en implementatieplan meer gestandaardiseerde taken.
Jij hebt/bent:
• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Vakkennis op het gebied van management ondersteuning.
• Minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring aan grote teams.
• Ervaring met en vaardigheden op het gebied van verandermanagement.
• Bij voorkeur werkervaring bij een overheidsorganisatie.
• Bij voorkeur aantoonbare ervaring als coördinator.
Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
• Je hebt een talent om zaken snel te organiseren.
• Je hebt oog voor detail.
• Je hebt een verbindende en coachende stijl van leiderschap.
• Je zorgt voor een efficiënte inzet van het team binnen de afdelingen.
Duur: Z.s.m. - 01-09-2025 met optie op verlenging
Standplaats: niet gespecificeerd
ZZP: onbekend
Aanbieden kan tot: 26 feb. 2025 (wo.), 9:00
Datum eerste gesprek: Gesprekken zijn gepland op 27 februari 2025. Het secretariaat zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken vinden plaats in het Stadskantoor van de gemeente Utrecht.
Functie Eisen
Eisen:
- De kandidaat heeft minimaal een hbo werk- en denkniveau
- De kandidaat heeft minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring aan grote teams
- Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld
- De kandidaat heeft werkervaring bij een overheidsorganisatie
- De kandidaat heeft werkervaring als coördinator
- Beschrijf jouw vakkennis op het gebied van management ondersteuning
- Geef een voorbeeld van een situatie waaruit jouw ervaring met en vaardigheden op het gebied van verandermanagement blijken
Bedrijfsprofiel
Sharing would be appricatied! Paylaşırsanız sevinirim! Do you want to work for our client in The Netherlands? Hollandada ICT alaninda calismak?
Let’s meet! Are you the person we’re looking for?
If you are, we are happy to receive your application including your motivation.
Growing a better world together: You'll already be aware that our client is a financial services provider for 7.1 million customers in 40 countries. But did you know that we aim to contribute to real change with our 'Growing a better world together' mission? We do so in countless ways, such as:
A third of all the food we purchase is thrown away. Together with Nature & Environment, we’re working to increase awareness among consumers of how to reduce food waste. As part of a project with Humanitas, we are helping people who are experiencing financial difficulties to get their household finances in order. Together with ‘Vluchtelingenwerk Nederland’ (the Dutch Council for Refugees), we are helping 1,500 refugees find a suitable job. Interested? Do you want to become the ideal version of yourself? We would love to help you fuel and invest in your career and ambitions in an environment where you keep learning every day. We give you the space to innovate and initiate. In this way, we offer you numerous opportunities to grow and help you exceed your expectations, to do the right thing exceptionally well, and to therefore grow as a professional.
Our client is a financial service provider for 7.1 million customers in 40 countries, you know already. Our Red Team works for all the locations of our client in all these countries. Do you also know that we are working together on a better world? We do this in 101 ways like for example our knowledge and experience of Ethical Hacking and Red Teaming sharing with other organizations and "hackers". That belongs to us at ' growing a better world together '
Arbeidsvoorwaarden
Working conditions: This job role offers a balanced split between operational (run) and project (build) work, with a distribution of 75% operational and 25% project-related tasks. To minimize the impact on business operations, some changes may be scheduled outside of regular business hours.
Do you want this too? Do you aspire to be the best version of yourself? We are delighted to support your development and invest in an environment where continuous learning is encouraged. We provide you with the freedom to innovate and take initiative. By offering numerous growth opportunities, we help you exceed your own expectations and excel in your work, enabling you to grow both personally and professionally.
Moreover, you can expect the following benefits based on a 36 or 40-hour working week:
- An Employee Benefit Budget equivalent to 10% of your monthly income, which you can use according to your preferences. This budget allows you to purchase additional holiday days or make additional contributions to your pension.
- Flexible working hours and the possibility of location-independent work, depending on the team's planning.
- 100% reimbursement of commuting costs if you travel using public transportation. If you commute by car or motorcycle, you can opt for a commuting allowance.
- A pension scheme with a contribution rate of only 5% from your side.
Let's get to know each other.
Are you the person we are looking for? The new colleague who wants to strengthen our client's team and make a difference for yourself, our customers, and society? We would love to receive your application for this vacancy.
Please note: Even if you don't meet all the criteria mentioned in the profile, but you believe you can fulfill the role effectively, we encourage you to apply. We invest in your growth and development.
Responses to applications are handled in accordance with our vacancy management process.
If you have any questions about the application process, ww will be happy to assist you via email (info@if-solutions.nl) office +31 10 210 87 90 or through the provided application link.
Screening is a standard part of the application process. We assess candidates based on the screening procedures followed by our client to ensure that new employees are reliable and suitable for their roles.
For this vacancy, an individual assessment and skills testing may be included as part of the application process.
We believe that everyone is unique, and it is precisely these differences that help us become an even better bank. That's why we are curious to know more about you.
Locatie
Utrecht
Publicatiedatum
13.02.2025
Publicatie eindigt
27.02.2025
Contactpersoon
de Bruin
